Papier statt Outlook: "Ich will nur noch Führungskräfte mit Papierkalender"

Wie die "Neue Zürcher Zeitung" (NZZ) berichtet, will Alpla-CEO Philipp Lehner künftig nur noch Führungskräfte einsetzen, die mit einem Papierkalender arbeiten. Der 41-jährige Unternehmer aus Hard ist überzeugt: Wer seine Zeit handschriftlich plant, arbeitet strukturierter, vorausschauender – und bleibt gesünder.

Für ein Unternehmen mit weltweit 24.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das ein überraschender Schritt gegen den digitalen Zeitgeist. Lehner will mit seiner Initiative nicht nur den Stress reduzieren, sondern auch die Effizienz steigern – und setzt dafür auf ein überraschend schlichtes Werkzeug: einen analogen Kalender im Lederetui. Darüber berichtete die Journalistin Christin Severin in der "Neuen Zürcher Zeitung".

Vom Familienbetrieb zum internationalen Vorreiter?

Alpla ist ein global tätiger Verpackungsspezialist mit Sitz in Hard. Trotz hochautomatisierter Fertigung soll künftig bei der persönlichen Organisation der Griff zum Kugelschreiber zählen. Lehner will die handschriftliche Zeitplanung zur Pflicht für seine Führungskräfte machen – verbindlich, top-down, teilweise sogar bonusrelevant.

Ausgangspunkt für den radikalen Vorstoß war eine einfache, aber drängende Beobachtung: Das digitale Hamsterrad dreht sich immer schneller. Termine, Mails, Push-Nachrichten – ständig unter Strom. Die Folge? Immer mehr Mitarbeitende fühlen sich ausgelaugt, gestresst, manche werden krank. Für Philipp Lehner stellte sich eine zentrale Frage: Wie bleiben Menschen im Arbeitsalltag gesund, fokussiert und verlässlich? Seine Antwort: mit einem analogen Kalender – geführt von Hand, geplant mit Verstand.

Begleitet wird das Vorhaben durch Schulungen im persönlichen Zeitmanagement. Zwei Vormittage Schulung plus monatliche Follow-ups sollen die Methode festigen. Trainerin Susanne Apelt erklärt in der NZZ, wie jeder Eintrag im "Masterplanner" – so heißt der Kalender bei Alpla – mit Datum, Uhrzeit und klarer Struktur versehen wird.

"Jeden Tag dreimal 30 Minuten für Unvorhergesehenes"

Interne Meetings dauern 25 oder 45 Minuten – damit bleiben kurze Pausen für den Übergang. Überraschungen bekommen feste Slots: "Jeden Tag dreimal 30 Minuten für Unvorhergesehenes", sagt Apelt.

Doch nicht alle Teilnehmenden sind begeistert. Die Ansage, so scheint es nicht nur, kommt von oben. Das Programm ist Pflicht. "Der Chef habe ihn geschickt", erwähnt ein Teilnehmer laut NZZ beiläufig bei der Vorstellungsrunde. Jemand anderes nickt.

Eine Teilnehmerin äußert sich vorsichtig skeptisch: Sie habe vor einiger Zeit alles Papier abgeschafft. Auf ihren digitalen Task-Manager könne sie sowohl vom Handy als auch vom Laptop zugreifen – auch privat sei das praktisch. Der Partner könne etwa dank verbundener Agenda direkt schauen, ob ein Abend frei sei oder verplant, berichtet die NZZ.

Handschrift als Denk- und Ordnungsprozess

Für Lehner ist der Kalender mehr als ein Organisationsmittel – er ist ein Denkwerkzeug. Statt Aufgaben im Kopf zu jonglieren, sollen sie konkret auf Papier erscheinen. "Der Kopf ist kein Ablagesystem", sagt Apelt. Auch Norman Häusler, Director Corporate Product Development, ist inzwischen überzeugt: "Mein Tag ist realistischer geplant – das nimmt Druck raus." Unerledigte Aufgaben müssen händisch verschoben werden – eine "erzieherische Wirkung", wie er es nennt.

Wissenschaft unterstützt den analogen Ansatz

Was auf den ersten Blick wie ein nostalgischer Rückschritt wirkt, bekommt wissenschaftliche Rückendeckung: Mehrere Studien belegen, dass handschriftlich geplante Termine nicht nur besser im Gedächtnis bleiben, sondern auch zu höherer Zielerreichung führen können.

Eine Untersuchung der Columbia Business School zeigt: Personen, die ihre Aufgaben mit einem Papierkalender planten, erfüllten sie signifikant häufiger pünktlich als jene mit digitalen Tools. Auch die Qualität ihrer Planung war höher – sie dachten langfristiger und realistischer.

Noch weiter geht eine Studie der Universität Tokio: Das Schreiben per Hand aktiviert demnach Hirnareale für Sprache, Vorstellungskraft und Erinnern stärker als digitale Eingaben. Das kann erklären, warum analoge Planung oft fokussierter und nachhaltiger wirkt.

Auch eine Untersuchung der University of Oregon kommt zu einem ähnlichen Ergebnis: Personen, die mit handschriftlichen To-do-Listen arbeiteten, priorisierten ihre Aufgaben besser und fühlten sich am Ende des Tages erfolgreicher.

Und schließlich zeigt eine Analyse des Journal of Educational Psychology, dass das Schreiben mit der Hand das Verarbeiten und Strukturieren komplexer Informationen fördert – ein Vorteil, der besonders bei der Planung von Projekten spürbar werden kann. Der Papierkalender ist also mehr als nur ein entschleunigtes Symbol. Er wirkt – und genau darauf setzt Philipp Lehner.

Digital Detox – mit Methode

Lehners Kritik an digitalen Tools ist grundsätzlich: Sie lenken ab, fragmentieren die Aufmerksamkeit, zerstreuen statt zu fokussieren. Digitale Systeme, sagt er, "verkaufen sich als Effizienztreiber, sind aber häufig Effizienzkiller". Outlook bleibe für Termine – die eigentliche Denkarbeit aber gehöre ins Buch.

Ein Gegenentwurf mit Potenzial

Noch sind nicht alle Führungskräfte überzeugt, wie Lehner gegenüber der NZZ offen einräumt. Doch bei jenen, die konsequent mit dem System arbeiten, seien klare Fortschritte zu sehen. "Sie haben breitere Schultern bekommen", so der Alpla-Chef. Der Kalender sei "wie eine Wunderrakete".

Ob sich diese "Wunderrakete" auch in messbaren Erfolgen niederschlägt – etwa in weniger Projektverzögerungen oder geringerer Krankheitsrate – bleibt abzuwarten. Doch in einer Welt, in der Angestellte laut Microsoft täglich über 100 E-Mails und mehr als 150 Chatnachrichten erhalten, könnte der analoge Kalender tatsächlich ein Ruhepol sein. Zumindest wissen jene, die ihn nutzen, am Ende eines Tages ziemlich genau, wo ihre Zeit geblieben ist.

(VOL.AT)